Zatrudnienie pracownika przez rolnika a KRUS, ZUS i podatki

Czy rolnik może zatrudnić pracownika?

Tak. Pracodawcą może być nie tylko spółka albo przedsiębiorca wpisany do CEIDG, lecz także osoba fizyczna, jeżeli zatrudnia pracowników. Wynika to z art. 3 Kodeksu pracy. Rolnik prowadzący gospodarstwo rolne, rolnik ryczałtowy, sadownik, pszczelarz albo rolnik prowadzący dodatkową działalność gospodarczą może więc zatrudnić osobę do pracy w gospodarstwie, przy sprzedaży produktów, w punkcie usługowym albo na czas zastępstwa.

Kluczowe jest nie to, jak strony nazwą umowę, lecz jak praca ma być wykonywana w praktyce. Inaczej ocenia się osobę pracującą codziennie według grafiku i poleceń rolnika, a inaczej osobę, która samodzielnie wykonuje określone czynności w ramach zlecenia. Przy planowaniu współpracy warto od razu ustalić, jaka umowa przy zatrudnieniu najlepiej odpowiada rzeczywistym warunkom pracy.

Status rolnika ryczałtowego w VAT nie wyłącza możliwości zatrudniania innych osób. Może jednak wpływać na rozliczenia podatkowe, ewidencyjne i organizacyjne, zwłaszcza jeżeli sprzedaż produktów rolnych łączy się z usługami, handlem albo pozarolniczą działalnością gospodarczą.

Umowa o pracę, zlecenie czy umowa o pomocy przy zbiorach?

Umowa o pracę jest właściwa wtedy, gdy osoba ma wykonywać pracę osobiście, odpłatnie, pod kierownictwem rolnika oraz w miejscu i czasie przez niego wyznaczonym. Typowe przykłady to stała obsługa stoiska według grafiku, praca w warsztacie rolnika w określonych godzinach albo regularne wykonywanie czynności pod bieżącym nadzorem. Zastąpienie umowy o pracę umową cywilnoprawną przy zachowaniu warunków pracowniczych może zostać zakwestionowane przez PIP, ZUS albo sąd.

Umowa-zlecenie albo umowa o świadczenie usług może być prawidłowa, gdy współpraca ma bardziej samodzielny charakter, nie ma typowego podporządkowania pracowniczego, a strony rozliczają wykonanie określonych czynności. Do takich umów stosuje się przede wszystkim art. 734 i art. 750 Kodeksu cywilnego. W praktyce zlecenie może dotyczyć np. krótkotrwałej pomocy przy sprzedaży, pakowaniu, sortowaniu albo obsłudze wydarzenia, jeżeli sposób wykonywania czynności nie odpowiada stosunkowi pracy.

W rolnictwie istnieje również szczególna umowa o pomocy przy zbiorach. Można ją zawrzeć z pełnoletnim pomocnikiem rolnika przy zbiorach chmielu, owoców, warzyw, tytoniu, ziół i roślin zielarskich oraz przy czynnościach ściśle powiązanych ze zbiorem, takich jak sortowanie, klasyfikowanie, przygotowanie do transportu, przechowywania lub sprzedaży. Nie jest to umowa do każdej pracy w gospodarstwie: nie nadaje się do stałej obsługi sklepu, pracy w warsztacie, sprzedaży miodu na targowisku, prowadzenia usług ani ogólnej pomocy domowej.

Umowę o pomocy przy zbiorach zawiera się na piśmie przed rozpoczęciem świadczenia pomocy. Pomocnik powinien złożyć oświadczenie o liczbie dni pomocy świadczonej w danym roku u innych rolników, ponieważ łączny czas pomocy przy zbiorach co do zasady nie może przekroczyć 180 dni w roku kalendarzowym. Rolnik zgłasza pomocnika do KRUS do ubezpieczenia wypadkowego, chorobowego i macierzyńskiego oraz zdrowotnego w ciągu 7 dni od zawarcia umowy, nie później jednak niż przed końcem okresu, na jaki umowa została zawarta.

Minimalna stawka godzinowa przy zleceniu

Przy umowie-zleceniu i umowie o świadczenie usług trzeba sprawdzić, czy dana umowa podlega przepisom o minimalnej stawce godzinowej. W 2026 r. minimalna stawka godzinowa wynosi 31,40 zł brutto za każdą godzinę wykonania zlecenia lub świadczenia usług. Stawka ta nie zależy od tego, czy strony określiły wynagrodzenie godzinowo, dziennie, tygodniowo czy miesięcznie.

Strony powinny w umowie określić sposób potwierdzania liczby godzin wykonania zlecenia. Jeżeli tego nie zrobią, zleceniobiorca powinien przedłożyć informację o liczbie godzin w terminie poprzedzającym wypłatę wynagrodzenia. Zleceniobiorca nie może skutecznie zrzec się wynagrodzenia w wysokości wynikającej z minimalnej stawki godzinowej.

Przy umowie o pracę obowiązuje natomiast minimalne wynagrodzenie za pracę. Od 1 stycznia 2026 r. wynosi ono 4806 zł brutto miesięcznie przy pełnym etacie. Przy niepełnym wymiarze czasu pracy wynagrodzenie minimalne ustala się proporcjonalnie.

Czy zatrudnienie pracownika powoduje utratę KRUS przez rolnika?

Co do zasady nie. Rolnik, który zatrudnia inną osobę, nie staje się z tego powodu pracownikiem ani zleceniobiorcą. Zmienia się jego sytuacja jako pracodawcy lub płatnika składek za zatrudnioną osobę, ale samo zatrudnienie nie odbiera mu automatycznie ubezpieczenia społecznego rolników.

Inaczej trzeba oceniać sytuację, w której sam rolnik podejmuje pracę na etacie, wykonuje zlecenie albo rozpoczyna pozarolniczą działalność gospodarczą. Wtedy może dojść do zbiegu tytułów do ubezpieczenia albo do utraty prawa do pozostania w KRUS. Jeżeli problemem jest zatrudnienie a ubezpieczenie KRUS, trzeba odróżnić zatrudnianie innych osób od podjęcia pracy przez samego rolnika.

Rolnik lub domownik, który rozpoczyna pozarolniczą działalność gospodarczą, może pozostać w KRUS tylko po spełnieniu warunków z ustawy o ubezpieczeniu społecznym rolników. W szczególności powinien wcześniej podlegać ubezpieczeniu w KRUS w pełnym zakresie z mocy ustawy nieprzerwanie przez co najmniej 3 lata, nadal prowadzić działalność rolniczą albo stale pracować w gospodarstwie, złożyć w KRUS oświadczenie o kontynuowaniu ubezpieczenia w terminie 14 dni od rozpoczęcia działalności, nie być pracownikiem ani osobą pozostającą w stosunku służbowym, nie mieć ustalonego prawa do emerytury, renty albo świadczeń z ubezpieczeń społecznych oraz nie przekroczyć rocznej kwoty granicznej należnego podatku dochodowego.

W 2026 r. roczna kwota graniczna należnego podatku dochodowego z pozarolniczej działalności gospodarczej wynosi 4713 zł. Chodzi o podatek należny, a nie o przychód ani dochód. Po zakończeniu roku podatkowego rolnik prowadzący działalność gospodarczą powinien do 31 maja złożyć w KRUS zaświadczenie z urzędu skarbowego albo oświadczenie o wysokości należnego podatku za poprzedni rok. Przekroczenie limitu albo niedochowanie terminu może skutkować ustaniem ubezpieczenia w KRUS.

Obowiązki wobec ZUS po zatrudnieniu pracownika lub zleceniobiorcy

Rolnik zatrudniający pracownika albo zleceniobiorcę może stać się płatnikiem składek w powszechnym systemie ubezpieczeń społecznych. Jeżeli nie jest jeszcze zarejestrowany jako płatnik, powinien dokonać odpowiedniego zgłoszenia, np. na formularzu ZUS ZFA, o ile zgłoszenie nie następuje automatycznie w związku z wpisem do CEIDG. Następnie trzeba zgłosić zatrudnioną osobę do właściwych ubezpieczeń.

Pracownika zatrudnionego na podstawie umowy o pracę zgłasza się zasadniczo na formularzu ZUS ZUA w terminie 7 dni od powstania obowiązku ubezpieczeniowego. Pracownik podlega obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalnemu, rentowym, chorobowemu, wypadkowemu oraz ubezpieczeniu zdrowotnemu. Za każdy miesiąc należy przygotowywać dokumenty rozliczeniowe, w tym ZUS DRA i imienne raporty miesięczne, najczęściej ZUS RCA.

Przy umowie-zleceniu zakres ubezpieczeń zależy od sytuacji zleceniobiorcy. Jeżeli zlecenie jest jedynym tytułem do ubezpieczeń i zleceniobiorca nie korzysta z wyłączenia, podlega obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalnemu, rentowym, wypadkowemu i zdrowotnemu, a chorobowemu dobrowolnie na swój wniosek. Jeżeli zleceniobiorca ma etat z wynagrodzeniem co najmniej minimalnym u innego pracodawcy, zlecenie może nie rodzić obowiązkowych ubezpieczeń społecznych, ale zwykle pozostaje obowiązek ubezpieczenia zdrowotnego. Jeżeli umowa-zlecenie jest zawarta z własnym pracodawcą albo wykonywana na jego rzecz, ZUS traktuje ją jak tytuł pracowniczy.

Terminy rozliczeń ZUS zależą od rodzaju płatnika. Dla większości osób fizycznych i przedsiębiorców zatrudniających ubezpieczonych dokumenty rozliczeniowe i składki przekazuje się do 20. dnia następnego miesiąca. Jeżeli ostatni dzień terminu przypada w sobotę, niedzielę albo dzień ustawowo wolny od pracy, termin przesuwa się na następny dzień roboczy. Składki za pomocnika rolnika przy zbiorach opłaca się do KRUS do 15. dnia następnego miesiąca.

Podatek dochodowy i obowiązki wobec urzędu skarbowego

Przy umowie o pracę rolnik jako pracodawca jest płatnikiem podatku dochodowego od wynagrodzenia pracownika. Oznacza to obowiązek obliczenia, pobrania i wpłacenia zaliczki na PIT, a po zakończeniu roku przygotowania informacji i deklaracji podatkowych, w szczególności PIT-11 dla pracownika oraz dokumentów składanych do urzędu skarbowego.

Przy umowie-zleceniu obowiązki podatkowe zależą od statusu zleceniodawcy, rodzaju umowy i sytuacji zleceniobiorcy. W wielu przypadkach zleceniodawca jest płatnikiem podatku i przekazuje zaliczki do urzędu skarbowego do 20. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym je pobrał. Jeżeli nietypowa umowa jest zawierana przez osobę fizyczną poza działalnością, sposób rozliczenia warto ocenić indywidualnie.

Osoby do ukończenia 26 lat mogą korzystać z ulgi dla młodych, ale nie oznacza to automatycznie braku wszystkich obowiązków. Zwolnienie z PIT obejmuje ustawowo określone przychody, m.in. z pracy na etacie i niektórych umów-zleceń, do limitu 85 528 zł rocznie. Po przekroczeniu limitu albo przy przychodach nieobjętych ulgą trzeba rozliczyć podatek na zasadach ogólnych.

Obowiązki pracodawcy wynikające z Kodeksu pracy

Jeżeli rolnik zawiera umowę o pracę, musi wykonać obowiązki pracodawcy przewidziane w Kodeksie pracy i przepisach wykonawczych. W praktyce należy w szczególności:

• zawrzeć umowę o pracę na piśmie przed dopuszczeniem pracownika do pracy albo potwierdzić jej warunki na piśmie przed rozpoczęciem pracy,
• skierować pracownika na wstępne badania lekarskie, chyba że przepisy przewidują wyjątek,
• przeprowadzić szkolenie wstępne BHP i zapoznać pracownika z zasadami bezpieczeństwa,
• przekazać informację o warunkach zatrudnienia, czasie pracy, urlopie, zasadach wypłaty wynagrodzenia i innych wymaganych elementach,
• prowadzić dokumentację pracowniczą, w tym akta osobowe oraz dokumentację czasu pracy,
• wypłacać wynagrodzenie terminowo, z zachowaniem przepisów o minimalnym wynagrodzeniu, czasie pracy i odpoczynku,
• zapewnić bezpieczne i higieniczne warunki pracy oraz poinformować o ryzyku zawodowym.

Część obowiązków, zwłaszcza kadry, płace, deklaracje ZUS i dokumenty podatkowe, można powierzyć biuru rachunkowemu. Nie zwalnia to jednak rolnika jako pracodawcy albo płatnika z odpowiedzialności za prawidłowość umów, zgłoszeń, terminów i rozliczeń.

Zatrudnienie studenta, ucznia, emeryta lub rencisty

Uczeń albo student do ukończenia 26 lat wykonujący umowę-zlecenie co do zasady nie podlega z tego tytułu ubezpieczeniom społecznym ani zdrowotnemu. Rolnik powinien jednak potwierdzić status ucznia lub studenta oraz wiek zleceniobiorcy i przechować odpowiednie oświadczenie lub dokument. Zwolnienie ze składek nie dotyczy automatycznie umowy o pracę, ponieważ student zatrudniony na etacie jest zgłaszany i rozliczany jak inni pracownicy.

Przy osobach, które utraciły status studenta, ukończyły 26 lat, pracują na etacie u innego pracodawcy, prowadzą działalność albo pobierają świadczenia, trzeba ustalić zbieg tytułów do ubezpieczeń. Błąd w tej ocenie może prowadzić do zaległości składkowych. Warto więc przed podpisaniem zlecenia zebrać oświadczenia o innych tytułach do ubezpieczeń.

Emeryt albo rencista zatrudniony na podstawie umowy o pracę zasadniczo podlega ubezpieczeniom społecznym i zdrowotnemu jak inni pracownicy. Przy umowie-zleceniu zakres ubezpieczeń zależy od dodatkowych tytułów do ubezpieczenia i charakteru umowy. Sam status emeryta lub rencisty nie oznacza, że rolnik nie ma żadnych obowiązków wobec ZUS.

FAQ

Czy rolnik musi mieć firmę, żeby zatrudnić pracownika?

Nie zawsze. Osoba fizyczna może być pracodawcą, jeżeli zatrudnia pracownika. Odrębnie trzeba jednak ocenić, czy zakres sprzedaży, usług lub innej aktywności rolnika wymaga rejestracji działalności gospodarczej, ewidencji podatkowej albo dodatkowych rozliczeń.

Czy zatrudnienie pracownika pozbawia rolnika ubezpieczenia w KRUS?

Nie, samo zatrudnienie innej osoby nie powoduje automatycznej utraty KRUS przez rolnika. Ryzyko powstaje przede wszystkim wtedy, gdy sam rolnik podejmuje zatrudnienie, wykonuje zlecenie, rozpoczyna działalność gospodarczą bez spełnienia warunków ustawowych albo przekracza roczną kwotę graniczną podatku.

Kiedy zlecenie może zostać uznane za umowę o pracę?

Gdy zleceniobiorca w rzeczywistości pracuje jak pracownik: osobiście, stale, w miejscu i czasie wskazanym przez rolnika, pod jego kierownictwem i za wynagrodzeniem. W takiej sytuacji nazwa umowy nie chroni przed zakwestionowaniem rozliczeń.

Czy student na zleceniu zawsze jest bez składek ZUS?

Co do zasady uczeń lub student do ukończenia 26 lat nie podlega ubezpieczeniom społecznym ani zdrowotnemu z umowy-zlecenia. Trzeba jednak potwierdzić jego status i wiek. Jeżeli ta sama osoba zostanie zatrudniona na umowę o pracę, podlega ZUS jak inni pracownicy.

Czy od wynagrodzenia studenta trzeba pobierać podatek?

To zależy od rodzaju przychodu i statusu płatnika. Osoby do ukończenia 26 lat mogą korzystać z ulgi dla młodych do limitu 85 528 zł rocznie, ale zwolnienie obejmuje tylko ustawowo wskazane przychody. W nietypowych przypadkach trzeba sprawdzić, czy rolnik jest płatnikiem podatku i czy dana umowa mieści się w zakresie ulgi.

Czy umowa o pomocy przy zbiorach nadaje się do sprzedaży miodu albo obsługi sklepu?

Nie. Umowa o pomocy przy zbiorach dotyczy tylko wskazanych w ustawie prac przy zbiorach określonych produktów rolnych i czynności bezpośrednio z nimi powiązanych. Nie jest właściwa do stałej sprzedaży produktów, obsługi sklepu, pracy w pasiece, pracy w warsztacie ani usług pozarolniczych.

Czy obowiązki kadrowe i ZUS można zlecić biuru rachunkowemu?

Tak, rolnik może powierzyć biuru rachunkowemu listy płac, deklaracje ZUS, rozliczenia podatkowe i część dokumentacji. Nadal powinien jednak dopilnować, aby umowy, zgłoszenia, badania, szkolenia BHP i terminy były prawidłowe.

Podsumowanie

Rolnik może legalnie zatrudnić pracownika, zleceniobiorcę albo pomocnika przy zbiorach. Najważniejsze jest prawidłowe ustalenie, czy dana praca ma charakter etatowy, cywilnoprawny czy mieści się w szczególnej umowie o pomocy przy zbiorach. Od tego zależą dokumenty, składki, podatki, minimalne wynagrodzenie i odpowiedzialność rolnika.

Zatrudnienie innej osoby nie odbiera automatycznie ubezpieczenia w KRUS. Trzeba jednak pilnować warunków pozostania w KRUS przy własnej działalności gospodarczej rolnika, w szczególności terminu 14 dni na oświadczenie o kontynuowaniu ubezpieczenia, terminu 31 maja na coroczne zaświadczenie albo oświadczenie podatkowe oraz limitu należnego podatku dochodowego, który w 2026 r. wynosi 4713 zł.

Źródła:

1. Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy - Dz.U. 1974 nr 24 poz. 141
2. Ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny - Dz.U. 1964 nr 16 poz. 93
3. Ustawa z dnia 20 grudnia 1990 r. o ubezpieczeniu społecznym rolników - Dz.U. 1991 nr 7 poz. 24
4. Ustawa z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych - Dz.U. 1998 nr 137 poz. 887
5. KRUS, roczna kwota graniczna za 2026 r. - gov.pl/web/krus
6. KRUS, ubezpieczenie pomocnika rolnika - gov.pl/web/krus
7. ZUS, terminy składania dokumentów i opłacania składek - zus.pl
8. ZUS, umowy cywilnoprawne w ubezpieczeniach społecznych - zus.pl
9. Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej, minimalna stawka godzinowa - gov.pl/web/rodzina
10. Serwis podatki.gov.pl, obowiązki płatnika i ulga dla młodych - podatki.gov.pl
11. Postanowienie Sądu Najwyższego z dnia 20 marca 2018 r., sygn. akt I PK 12/17.

Nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania? Opisz nam swoją sprawę wypełniając formularz poniżej  ▼▼▼ Zadanie pytania do niczego nie zobowiązuje.