KRUS, praca za granicą i zaświadczenie A1 – co zrobić po wezwaniu ZUS

Czym jest zaświadczenie A1 i dlaczego ZUS może go żądać?

Zaświadczenie A1 jest dokumentem stosowanym w ramach unijnej koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego. Potwierdza ono, któremu ustawodawstwu podlega dana osoba w okresie wykonywania pracy, działalności na własny rachunek albo innej aktywności zawodowej powiązanej z więcej niż jednym państwem UE, EOG albo ze Szwajcarią. W praktyce A1 ma wykazać, czy składki powinny być opłacane w Polsce, czy w innym państwie.

To ważne, ponieważ w koordynacji unijnej zasadą jest podleganie ustawodawstwu tylko jednego państwa. Jeżeli rolnik mieszka w Polsce, prowadzi gospodarstwo rolne i jednocześnie pracuje w Niemczech, Holandii, Francji albo innym państwie, trzeba ustalić, czy w danym okresie właściwy był KRUS, ZUS, czy system zagraniczny. Nie wystarcza sama informacja, że składki w KRUS były płacone.

Wezwanie ZUS do złożenia dokumentacji zgłoszeniowej i rozliczeniowej oraz do wyjaśnienia A1 zwykle oznacza, że Zakład sprawdza, czy za wskazane lata dana osoba powinna była być zgłoszona do ZUS jako przedsiębiorca, czy mogła pozostać w KRUS, a także czy okres pracy za granicą nie powodował zastosowania ustawodawstwa innego państwa.

Kiedy A1 wydaje ZUS, a kiedy KRUS?

ZUS wydaje A1 m.in. osobom ubezpieczonym w systemie powszechnym: pracownikom delegowanym, osobom czasowo przenoszącym działalność gospodarczą do innego państwa, osobom wykonującym pracę lub działalność w kilku państwach oraz przedsiębiorcom podlegającym polskiemu systemowi ubezpieczeń społecznych. Od 1 kwietnia 2022 r. wnioski o A1 do ZUS składa się elektronicznie przez PUE/eZUS.

KRUS może być właściwy w sprawach rolników, domowników i osób prowadzących działalność rolniczą, jeżeli w świetle przepisów o koordynacji zabezpieczenia społecznego nadal właściwe jest ustawodawstwo polskie i rolniczy system ubezpieczenia. Dotyczy to zwłaszcza sytuacji, w których osoba prowadzi działalność rolniczą w Polsce i wykonuje określoną aktywność w innym państwie albo potrzebuje potwierdzić właściwe ustawodawstwo w związku z działalnością rolniczą.

W praktyce najpierw trzeba ustalić, jaki był tytuł do ubezpieczenia w danym okresie. Inaczej ocenia się pracę najemną za granicą, inaczej prowadzenie działalności gospodarczej w Polsce, a jeszcze inaczej równoczesną działalność rolniczą i pozarolniczą. Jeżeli w okresie pracy w Niemczech rolnik był tam zatrudniony i objęty niemieckim ubezpieczeniem, może się okazać, że za ten okres polskie A1 nie przysługuje albo że trzeba wyjaśnić kolizję między opłacanym KRUS a zagranicznym systemem.

Rolnik, działalność gospodarcza i pozostanie w KRUS

Prowadzenie pozarolniczej działalności gospodarczej co do zasady tworzy tytuł do ubezpieczeń w ZUS. Ustawa o ubezpieczeniu społecznym rolników przewiduje jednak wyjątek: rolnik albo domownik może nadal podlegać KRUS, jeżeli spełni łącznie warunki z art. 5a tej ustawy.

Zobacz też: Praca i działalność gospodarcza a KRUS, Wyjście z KRUS a praca na etat i zlecenie, Emerytura z ZUS i KRUS a działalność gospodarcza

Termin 14 dni, zaświadczenie do 31 maja i roczna kwota graniczna

Rolnik rozpoczynający pozarolniczą działalność gospodarczą powinien pilnować dwóch różnych obowiązków. Pierwszy pojawia się na początku działalności: w terminie 14 dni należy złożyć w KRUS oświadczenie o kontynuowaniu ubezpieczenia rolniczego. Niedotrzymanie tego terminu może spowodować ustanie ubezpieczenia w KRUS od dnia rozpoczęcia działalności.

Drugi obowiązek powtarza się co roku. Po rozliczeniu roku podatkowego rolnik lub domownik prowadzący działalność gospodarczą albo współpracujący przy jej prowadzeniu powinien złożyć w KRUS, co do zasady do 31 maja, zaświadczenie naczelnika urzędu skarbowego albo własne oświadczenie, że należny podatek dochodowy od przychodów z tej działalności za poprzedni rok nie przekroczył rocznej kwoty granicznej.

Dla rozliczenia za 2025 r. kwota graniczna wynosi 4576 zł. Dla roku 2026 kwota graniczna została określona na 4713 zł. Przekroczenie limitu albo niezłożenie dokumentu w terminie może prowadzić do ustania ubezpieczenia w KRUS, chyba że opóźnienie było skutkiem zdarzeń losowych i zostanie skutecznie wyjaśnione.

Ustanie ubezpieczenia w KRUS i obowiązek opłacania składek ZUS

Jeżeli rolnik nie spełnia warunków z art. 5a ustawy, nie złoży oświadczenia w terminie, przekroczy roczną kwotę graniczną podatku albo w danym okresie podlega ustawodawstwu innego państwa, KRUS może nie być właściwym systemem ubezpieczenia. Wtedy ZUS może oczekiwać dokumentów zgłoszeniowych i rozliczeniowych, a w konsekwencji mogą powstać zaległości składkowe wraz z odsetkami.

Przy pracy za granicą skutki zależą od konkretnego stanu faktycznego: rodzaju pracy, państwa wykonywania pracy, miejsca zamieszkania, okresów zatrudnienia, dokumentów z zagranicznej instytucji ubezpieczeniowej oraz tego, czy wcześniej wydano jakiekolwiek decyzje KRUS lub ZUS. Brak A1 sam w sobie nie zawsze oznacza automatyczną karę, ale może utrudnić wykazanie, że składki prawidłowo opłacano w Polsce.

Co zrobić po otrzymaniu pisma z ZUS?

Po otrzymaniu pisma z ZUS należy najpierw ustalić, jakiego okresu dotyczy wezwanie i jakich dokumentów dokładnie żąda organ. Nie warto składać przypadkowych formularzy tylko po to, aby zamknąć sprawę, bo błędne zgłoszenie może pogłębić problem. Odpowiedź powinna być uporządkowana i oparta na dokumentach.

W podobnej sprawie warto przygotować przede wszystkim:

• decyzje KRUS o objęciu ubezpieczeniem i o kontynuowaniu ubezpieczenia po rozpoczęciu działalności gospodarczej;
• potwierdzenia opłacania składek KRUS oraz informacje o podwyższonej składce przy działalności pozarolniczej;
• wpisy CEIDG, datę rozpoczęcia działalności oraz dokument potwierdzający zgłoszenie tego faktu do KRUS;
• zaświadczenia albo oświadczenia składane corocznie do KRUS w sprawie podatku dochodowego;
• umowy, zaświadczenia i potwierdzenia ubezpieczenia z państwa, w którym była wykonywana praca;
• korespondencję z ZUS, KRUS i zagraniczną instytucją ubezpieczeniową.

W odpowiedzi do ZUS można wskazać, że dana osoba pozostawała w KRUS na podstawie decyzji Kasy, przedłożyć dokumenty potwierdzające spełnienie warunków z art. 5a oraz poprosić o doprecyzowanie podstawy żądania, jeżeli pismo jest niejasne. Jeżeli organ kwestionuje cały okres od rozpoczęcia działalności, trzeba szczególnie dokładnie sprawdzić, czy termin 14 dni i coroczne obowiązki podatkowe zostały zachowane.

Jak ocenić sytuację rolnika pracującego wcześniej w Niemczech?

W opisanym stanie faktycznym istotne są dwa okresy. Pierwszy to praca w Niemczech przy jednoczesnym prowadzeniu gospodarstwa w Polsce i opłacaniu składek KRUS. Jeżeli była to praca najemna w Niemczech i osoba była tam ubezpieczona, trzeba sprawdzić, czy w tym okresie nie powinno być stosowane ustawodawstwo niemieckie. Opłacanie składek KRUS mogło nie wystarczyć do prawidłowego ustalenia ubezpieczenia.

Drugi okres zaczyna się od rozpoczęcia działalności gospodarczej w Polsce w 2005 r. Jeżeli działalność została zgłoszona do KRUS, rolnik miał wymagane 3 lata pełnego ubezpieczenia rolniczego, nadal prowadził gospodarstwo i co roku składał dokument podatkowy, to są argumenty za kontynuowaniem ubezpieczenia w KRUS. Trzeba jednak sprawdzić także roczne limity podatku obowiązujące w poszczególnych latach.

Najbezpieczniej odpowiedzieć ZUS na piśmie, dołączyć dokumenty z KRUS i z zagranicy oraz wyjaśnić, czy wnioskowany A1 ma dotyczyć okresu pracy za granicą, okresu działalności gospodarczej w Polsce, czy równoczesnych aktywności. Dopiero po ustaleniu tej podstawy można ocenić, czy trzeba składać wniosek o A1, korekty dokumentów, czy żądać od organu wydania formalnej decyzji.

FAQ

Czy rolnik pracujący za granicą zawsze traci KRUS?

Nie zawsze. Wszystko zależy od rodzaju pracy, państwa wykonywania pracy, miejsca zamieszkania, zakresu działalności w Polsce i przepisów o koordynacji zabezpieczenia społecznego. Praca najemna za granicą często wymaga jednak szczegółowego ustalenia właściwego ustawodawstwa.

Czy opłacanie składek KRUS wystarczy, aby uniknąć ZUS?

Nie. Opłacanie składek jest ważne, ale nie zastępuje spełnienia ustawowych warunków. Jeżeli rolnik nie złożył wymaganego oświadczenia, przekroczył limit podatku albo podlegał ubezpieczeniu w innym państwie, organ może zakwestionować ubezpieczenie w KRUS.

Czy A1 można uzyskać za okres wcześniejszy?

Można występować o potwierdzenie właściwego ustawodawstwa także dla okresów minionych, ale organ wyda A1 tylko wtedy, gdy z dokumentów wynika, że w danym okresie właściwe było ustawodawstwo polskie. Jeżeli właściwy był system zagraniczny, samo złożenie wniosku nie rozwiąże problemu.

Co grozi za niezłożenie zaświadczenia podatkowego do KRUS?

Niezłożenie zaświadczenia albo oświadczenia w terminie może spowodować ustanie ubezpieczenia w KRUS. Wyjątkiem mogą być zdarzenia losowe, które uzasadniają przywrócenie terminu, ale trzeba je wykazać i nie należy zwlekać z reakcją.

Czy ZUS może żądać dokumentów od 2005 r.?

Tak, jeżeli bada, czy od rozpoczęcia działalności gospodarczej osoba powinna była podlegać ZUS albo czy prawidłowo kontynuowała KRUS. Zakres żądania powinien być jednak konkretny. Warto odpowiedzieć na piśmie i zażądać doprecyzowania, jeżeli wezwanie nie wskazuje jasno podstawy i okresów.

Podsumowanie

Sprawy dotyczące KRUS, pracy za granicą i zaświadczenia A1 wymagają dokładnego odtworzenia historii ubezpieczenia. Najważniejsze jest ustalenie, w których latach rolnik prowadził gospodarstwo, kiedy pracował za granicą, od kiedy prowadził działalność gospodarczą w Polsce, czy zgłosił ją w KRUS, czy składał coroczne dokumenty podatkowe i czy nie przekroczył rocznych limitów.

Jeżeli ZUS żąda A1 albo dokumentów zgłoszeniowych od wielu lat wstecz, trzeba potraktować sprawę poważnie. Dobrze przygotowana odpowiedź może wykazać, że rolnik spełniał warunki do pozostania w KRUS, albo przeciwnie — pozwoli ograniczyć skutki błędów i uporządkować zaległości zanim organ wyda niekorzystną decyzję.

Źródła:

1. Ustawa z dnia 20 grudnia 1990 r. o ubezpieczeniu społecznym rolników, w szczególności art. 5a - ISAP
2. Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 883/2004 w sprawie koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego - EUR-Lex
3. Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 987/2009 dotyczące wykonywania rozporządzenia nr 883/2004 - EUR-Lex
4. Informacje KRUS o pozarolniczej działalności gospodarczej i ubezpieczeniu rolników - gov.pl
5. Roczna kwota graniczna podatku dochodowego dla osób prowadzących pozarolniczą działalność gospodarczą i pozostających w KRUS - gov.pl
6. Formularze KRUS dotyczące zaświadczenia A1 - gov.pl
7. Informacja ZUS o elektronicznym składaniu wniosków o zaświadczenie A1 - ZUS

Nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania? Opisz nam swoją sprawę wypełniając formularz poniżej  ▼▼▼ Zadanie pytania do niczego nie zobowiązuje.