Krajowy System e-Faktur to kluczowy krok w cyfryzacji rozliczeń w Polsce, który zmienia sposób wystawiania i obiegu faktur. Jego celem jest uproszczenie procesów księgowych, większa przejrzystość i bezpieczeństwo danych. Aby wdrożenie przebiegło sprawnie, warto już teraz zaktualizować systemy, przeszkolić zespół oraz przetestować działanie platformy tak, aby w momencie wejścia obowiązku firma była w pełni przygotowana.
KSeF – Krajowy System e-Faktur. Wdrożenie, obowiązek i przygotowanie przedsiębiorców
• Data: 2025-11-05 • Autor: Artykuł Partnera
Krajowy System e-Faktur (KSeF) to nowoczesna platforma Ministerstwa Finansów, umożliwiająca wystawianie, odbieranie i przechowywanie faktur ustrukturyzowanych w formacie XML. System usprawnia proces fakturowania, zwiększa przejrzystość rozliczeń i ogranicza nadużycia w VAT. Od 2026 roku korzystanie z KSeF stanie się obowiązkowe dla większości przedsiębiorców, dlatego już teraz warto przygotować się na tę zmianę.
Czym dokładnie jest Krajowy System e-Faktur?
Co to KSeF? Krajowy System e-Faktur to rozwiązanie, które zastępuje tradycyjne formy wystawiania faktur zarówno papierowe, jak i elektroniczne (PDF, e-mail). Faktura ustrukturyzowana wystawiona w systemie KSeF jest dokumentem w pełni elektronicznym, zapisanym w jednolitym formacie XML zgodnym z określoną strukturą.
Każda faktura trafia bezpośrednio do centralnego systemu Ministerstwa Finansów, gdzie otrzymuje unikalny numer identyfikacyjny. Dopiero w momencie jego nadania uznaje się, że faktura została wystawiona i dostarczona do nabywcy.
Dla kogo KSeF?
Obowiązek korzystania z KSeF obejmie wszystkich czynnych podatników VAT mających siedzibę działalności gospodarczej na terytorium Polski. System będzie również obowiązkowy dla podatników zwolnionych z VAT, którzy posiadają polski numer NIP.
Z rozwiązania będą korzystać:
-
przedsiębiorcy prowadzący działalność gospodarczą w Polsce,
-
biura rachunkowe wystawiające faktury w imieniu swoich klientów,
-
podmioty zagraniczne posiadające stałe miejsce prowadzenia działalności na terytorium RP.
Obowiązek dotyczy wyłącznie transakcji między przedsiębiorcami (B2B). Sprzedaż na rzecz konsumentów (B2C) pozostanie poza zakresem KSeF.
Obowiązek KSeF - harmonogram wdrożenia
KSeF od kiedy? Ministerstwo Finansów przewidziało dwuetapowe wprowadzenie obowiązku korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur:
-
Od 1 lutego 2026 roku – obowiązek obejmie podatników, których wartość sprzedaży przekroczyła w 2024 roku 200 milionów złotych.
-
Od 1 kwietnia 2026 roku – system stanie się obowiązkowy dla wszystkich pozostałych podatników VAT.
Do tego czasu KSeF pozostaje rozwiązaniem dobrowolnym, co daje przedsiębiorcom możliwość wcześniejszego przetestowania systemu, integracji oprogramowania księgowego oraz dostosowania procedur wewnętrznych.
Warto również pamiętać, że do końca 2026 roku przewidziano okres przejściowy, w którym najmniejsze podmioty mogą wciąż korzystać z dotychczasowych form fakturowania – jednak po jego zakończeniu system stanie się obligatoryjny dla wszystkich.
Dostęp do systemu - dane w KSeF
Logowanie do KSeF odbywa się poprzez autoryzację przy użyciu bezpiecznych metod identyfikacji elektronicznej. Użytkownik może zalogować się za pomocą:
-
kwalifikowanego podpisu elektronicznego,
-
podpisu zaufanego (profil zaufany ePUAP),
-
Integracji z oprogramowaniem lub API.
Przygotowanie i wdrożenie KSeF
Przedsiębiorcy oraz biura rachunkowe powinni odpowiednio wcześnie przygotować się do obowiązku korzystania z systemu. Ministerstwo Finansów rekomenduje rozpoczęcie działań wdrożeniowych już teraz.
Etap 1: Analiza i planowanie
-
Weryfikacja, czy firma posiada system księgowy zgodny ze strukturą KSeF (format XML).
-
Identyfikacja procesów, które wymagają dostosowania – wystawianie faktur, przesyłanie danych, archiwizacja.
-
Określenie ról i odpowiedzialności pracowników w zakresie korzystania z systemu.
Etap 2: Dostosowanie systemów
-
Aktualizacja oprogramowania księgowego i ERP.
-
Integracja z KSeF poprzez API lub moduły partnerskie.
-
Ustalenie polityki wewnętrznej dotyczącej nadawania uprawnień, obiegu dokumentów i procedur awaryjnych.
Etap 3: Szkolenia i testy
-
Przeprowadzenie szkoleń dla działów księgowych, finansowych i sprzedaży.
-
Przetestowanie wystawiania faktur w trybie testowym KSeF.
-
Przeanalizowanie błędów walidacyjnych i ich korekta przed obowiązkowym wdrożeniem.
Etap 4: Wdrożenie operacyjne
-
Od dnia obowiązywania – wystawianie wszystkich faktur wyłącznie w KSeF.
-
Monitorowanie komunikatów zwrotnych systemu i błędów walidacyjnych.
-
Zapewnienie zgodności dat wystawienia i odbioru z wymogami KSeF.
Jak fillup wspiera przedsiębiorców w obsłudze KSeF?
Firma fillup od lat wspiera przedsiębiorców w zakresie przygotowywania, wypełniania oraz przesyłania dokumentów elektronicznych. Narzędzia fillup są w pełni zgodne z wymaganiami Ministerstwa Finansów i umożliwiają szybkie oraz bezpieczne wystawianie e-faktur zgodnych z KSeF.
Dzięki prostemu interfejsowi, automatycznej walidacji danych oraz integracji z systemem KSeF, fillup pozwala zminimalizować ryzyko błędów, przyspieszyć proces fakturowania i zapewnić pełną zgodność z przepisami.
Podsumowanie
.jpg "Czy rolnik może wybudować siedlisko na działce w innym województwie")
Porad przez Internet udzielają
prawnicy z dużym doświadczeniem
prawnicy z dużym doświadczeniem
Zapytaj prawnika
NAJNOWSZE
Zadaj pytanie »
» Roszczenia z umowy przedwstępnej, oszustwo i odszkodowanie
» Możliwość kontynuowania ubezpieczenia w KRUS po zakończeniu działów specjalnych
» Czy dzierżawa gruntów rolnych pozwala na ubezpieczenie w KRUS
» Odszkodowanie za szkody podczas budowy drogi ekspresowej
» Praca za granicą a obowiązki wobec KRUS, najważniejsze zasady i skutki
