Zastrzeżenia do protokołu kontroli ARiMR – jak wykazać błędy kontrolera?

Odbiór protokołu kontroli ARiMR i znaczenie podpisu rolnika

Dokument kończący czynności kontrolne ARiMR jest często potocznie nazywany protokołem kontroli. W przepisach dotyczących Planu Strategicznego WPR 2023–2027 ustawodawca posługuje się jednak określeniem raport z czynności kontrolnych. Rozróżnienie ma znaczenie, ponieważ zasady podpisywania dokumentów i zgłaszania zastrzeżeń nie są identyczne we wszystkich programach pomocowych.

Raport zawiera ustalenia, które mogą zostać wykorzystane przy rozstrzyganiu o przyznaniu płatności, jej zmniejszeniu, odmowie przyznania pomocy albo zastosowaniu innych konsekwencji przewidzianych dla konkretnej interwencji.

Kogo dotyczy możliwość zgłaszania zastrzeżeń?

Uprawnienie do zakwestionowania ustaleń przysługuje podmiotowi kontrolowanemu. W zależności od rodzaju sprawy może nim być rolnik ubiegający się o dopłaty bezpośrednie, beneficjent płatności obszarowych, osoba realizująca zobowiązanie rolno-środowiskowo-klimatyczne albo inny podmiot podlegający kontroli określonej formy wsparcia.

Kontrolę mogą przeprowadzać pracownicy ARiMR lub uprawnione podmioty działające na jej zlecenie. W niektórych obszarach właściwe są również inne instytucje, na przykład Inspekcja Weterynaryjna. Dlatego adresata zastrzeżeń należy ustalić na podstawie rodzaju kontroli, jej podstawy prawnej i otrzymanego dokumentu.

Jeżeli problem dotyczy przebiegu wizyty kontrolnej, zakresu uprawnień inspektora lub obowiązków związanych z udostępnieniem gospodarstwa, odrębne wyjaśnienia zawiera poradnik dotyczący kontroli ARiMR w gospodarstwie. W tym artykule koncentrujemy się na kwestionowaniu ustaleń zapisanych po kontroli.

Co sprawdzić przed podpisaniem raportu?

Po otrzymaniu dokumentu należy przede wszystkim ustalić, czy jest to właściwy raport kończący czynności kontrolne, informacja pokontrolna przewidziana w danym programie, czy jedynie dokument potwierdzający wykonanie określonej czynności.

Przed podpisaniem należy zweryfikować:

• dane identyfikujące gospodarstwo, producenta oraz numer sprawy;
• datę i zakres przeprowadzonej kontroli;
• numery działek ewidencyjnych i oznaczenia działek rolnych;
• powierzchnie zadeklarowane oraz ustalone przez kontrolującego;
• opis wykrytych nieprawidłowości i wskazane naruszenia;
• informacje o pomiarach, oględzinach, fotografiach i sprawdzonych dokumentach;
• pouczenie dotyczące zgłaszania zastrzeżeń i termin odpowiedzi.

Czy podpisanie raportu oznacza zgodę z ustaleniami? Nie można odpowiedzieć jednakowo dla wszystkich kontroli. W przypadku raportów z kontroli obszarowych ARiMR informuje o możliwości podpisania dokumentu i odrębnego przekazania uwag. Sam art. 104 ustawy o Planie Strategicznym WPR nie ustanawia ogólnej zasady, zgodnie z którą podpis automatycznie oznacza zrzeczenie się prawa do zastrzeżeń.

Inaczej mogą wyglądać procedury dotyczące niektórych wcześniejszych działań inwestycyjnych i premiowych. ARiMR wskazuje w nich na konieczność wyboru między podpisaniem raportu a zgłoszeniem uwag przed jego podpisaniem. Podobnie odrębne reguły mogą dotyczyć dokumentu nazwanego informacją pokontrolną.

Jeżeli rolnik nie zgadza się z ustaleniami, najbezpieczniej nie podpisywać dokumentu bez wcześniejszego sprawdzenia właściwej procedury. W razie możliwości należy od razu zgłosić konkretne uwagi i zachować dowód ich przekazania.

Odmowa podpisu nie powoduje automatycznego anulowania kontroli ani nie zastępuje umotywowanych zastrzeżeń. Sam brak podpisu nie przesądza również o nieprawidłowości raportu.

Zastrzeżenia do pomiarów, zdjęć, dokumentów i ustaleń faktycznych

Skuteczne zastrzeżenia powinny być oparte na faktach, które można zweryfikować. Najważniejsze jest rozdzielenie tego, co kontroler rzeczywiście ustalił, od tego, dlaczego rolnik uważa dane ustalenie za nieprawidłowe.

Nie wystarczy stwierdzenie, że powierzchnia została źle zmierzona albo że kontrolujący nie zna gospodarstwa. Trzeba wskazać działkę, konkretną wartość z raportu, kwestionowany element pomiaru oraz materiał pozwalający zweryfikować stanowisko rolnika.

Podstawa prawna i sposób opisania błędów kontrolera

Podstawowe znaczenie przy kontrolach objętych Planem Strategicznym WPR 2023–2027 ma art. 104 ust. 3 ustawy z 8 lutego 2023 r. o Planie Strategicznym dla Wspólnej Polityki Rolnej na lata 2023–2027. Przepis przewiduje możliwość pisemnego zgłoszenia umotywowanych zastrzeżeń do ustaleń raportu.

Zgodnie z art. 104 ust. 4 tej ustawy kontrolujący, uwzględniając zgłoszone zastrzeżenia, uzupełnia ustalenia zawarte w raporcie. Jeżeli nie uwzględnia zastrzeżeń, przekazuje je wraz ze swoim stanowiskiem i raportem podmiotowi kontrolującemu.

Najczęstsze sytuacje wymagające analizy to:

• Błędny pomiar powierzchni: pominięcie części faktycznie użytkowanego gruntu, niewłaściwe wyznaczenie granicy albo przypisanie niekwalifikującego się obszaru bez dostatecznego uzasadnienia.
• Niewłaściwa identyfikacja uprawy: opisanie innego gatunku roślin lub nieuwzględnienie zmian następujących w sezonie wegetacyjnym.
• Niepełna dokumentacja fotograficzna: oparcie wniosku na zdjęciach, które nie pokazują całej działki, nie pozwalają ustalić lokalizacji albo dokumentują inny moment niż istotny dla sprawy.
• Pominięcie dokumentów: nieuwzględnienie rejestru zabiegów, ewidencji wypasu, dokumentów dotyczących zwierząt lub innych materiałów mających znaczenie dla kontrolowanego wymagania.
• Błąd w opisie stanu faktycznego: przypisanie rolnikowi niewykonania czynności, która została wykonana i może zostać potwierdzona wiarygodnym dowodem.

Przy błędzie powierzchniowym należy oddzielić trzy kwestie: rzeczywiste granice działki, faktycznie użytkowany obszar oraz powierzchnię kwalifikującą się do konkretnej płatności. Nie są to zawsze wielkości identyczne. Sam wypis z ewidencji gruntów nie dowodzi automatycznie, że cały wykazany obszar spełnia warunki uzyskania dopłat.

Podobnie przy zdjęciach trzeba ustalić, czy spór dotyczy miejsca wykonania fotografii, daty jej sporządzenia, interpretacji widocznych roślin czy wymagań obowiązujących w konkretnym terminie.

Jakie dokumenty i dowody przedstawić?

Dobór dowodów zależy od przedmiotu sporu. Nie trzeba gromadzić wszystkich możliwych załączników. Lepiej przedstawić kilka dokumentów odnoszących się bezpośrednio do zakwestionowanych ustaleń niż obszerny zbiór materiałów bez wyjaśnienia ich znaczenia.

W przypadku wątpliwości dotyczących materiałów zgromadzonych przez ARiMR należy wystąpić o możliwość zapoznania się z dokumentacją kontroli. Agencja wskazuje, że szkice i fotografie będące załącznikami do raportów kontroli obszarowych są przechowywane w dokumentacji sprawy i udostępniane do wglądu we właściwych biurach powiatowych.

Prawo strony do wglądu w akta postępowania administracyjnego wynika również z art. 73 Kodeksu postępowania administracyjnego. W określonych przypadkach zastosowanie ma ponadto art. 66 ustawy o Planie Strategicznym WPR, regulujący zasady przedstawiania i oceny materiału dowodowego.

Rolnik powinien zwrócić uwagę na datę powstania dowodu. Zdjęcie wykonane już po kontroli może dokumentować aktualny stan działki, ale nie zawsze potwierdza, że identyczne warunki występowały w dniu czynności kontrolnych.

Jeżeli ARiMR skierowała odrębne wezwanie dotyczące rozbieżności lub brakujących informacji, należy odpowiedzieć zgodnie z treścią i terminem tego wezwania. Szczegółowe zasady przedstawia poradnik dotyczący odpowiedzi na wezwanie ARiMR.

Termin odpowiedzi na raport ARiMR oraz dowody, które warto dołączyć

Termin zgłoszenia zastrzeżeń zależy od programu pomocowego i podstawy prawnej przeprowadzonej kontroli. Nie należy automatycznie stosować terminu wskazanego w innym rodzaju postępowania.

Ile czasu jest na złożenie zastrzeżeń?

W przypadku kontroli na miejscu objętych art. 104 ustawy o Planie Strategicznym WPR 2023–2027 podstawowy termin wynosi 14 dni od doręczenia raportu. Dotyczy to między innymi kontroli prowadzonych w ramach interwencji przewidzianych w tym planie.

Przepis przewiduje również szczególną sytuację, w której kontrolowany obecny podczas kontroli zgłosił kontrolującemu umotywowane zastrzeżenia bezpośrednio po jej zakończeniu. Wówczas zastosowanie znajduje wyjątek zapisany w art. 104 ust. 3. Ze względów dowodowych należy zadbać o udokumentowanie treści i daty takich uwag.

W przypadku starszych programów terminy mogą być odmienne. Według informacji ARiMR:

• 14 dni przewidziano między innymi dla kontroli płatności bezpośrednich, ONW, warunkowości oraz określonych działań obszarowych PROW 2014–2020;
• 7 dni dotyczy wskazanych przez ARiMR kontroli w ramach działań inwestycyjnych i premiowych PROW 2007–2013 oraz PROW 2014–2020;
• odrębne procedury, w tym dotyczące niektórych kontroli w siedzibach stad albo informacji pokontrolnych, mogą przewidywać inne terminy i wymogi formalne.

Termin należy liczyć od właściwego zdarzenia wskazanego w przepisach, najczęściej od doręczenia raportu, a nie od samego dnia wizyty inspektora. Przy obliczaniu terminów administracyjnych znaczenie mają również zasady z art. 57 Kodeksu postępowania administracyjnego, w tym reguły dotyczące końca terminu przypadającego na sobotę lub dzień ustawowo wolny od pracy, w zakresie, w jakim znajdują zastosowanie do danego postępowania.

Sam upływ kilku dni od kontroli nie oznacza zatem, że rolnik utracił możliwość zgłoszenia uwag, jeśli raport nie został jeszcze skutecznie doręczony.

Złożenie samych zastrzeżeń do raportu nie wymaga co do zasady wniesienia odrębnej opłaty. Koszty mogą natomiast powstać przy pozyskiwaniu prywatnych pomiarów, opinii specjalistycznych lub profesjonalnej pomocy prawnej.

Najczęstsze błędy przy składaniu zastrzeżeń i ich skutki

Najbardziej ryzykowne jest przekonanie, że samo zakwestionowanie kontroli w rozmowie telefonicznej z pracownikiem ARiMR wystarczy do zachowania terminu. Jeżeli właściwa procedura wymaga pisemnych zastrzeżeń, należy dochować tej formy.

Inne błędy to:

• złożenie uwag bez wskazania konkretnego raportu i numeru sprawy;
• brak identyfikacji spornych działek lub pozycji raportu;
• przedstawienie zarzutów bez uzasadnienia faktycznego;
• powołanie się na dokumenty bez ich załączenia lub wskazania, gdzie znajdują się w aktach;
• przesłanie pisma na przypadkowy adres bez sprawdzenia właściwego odbiorcy;
• brak dowodu skutecznego wniesienia zastrzeżeń w terminie;
• pominięcie odrębnego terminu na odpowiedź na wezwanie albo na zaskarżenie późniejszej decyzji.

Jeżeli termin został przekroczony, sytuację trzeba ocenić na podstawie przepisów właściwych dla danej procedury. Nie należy zakładać, że samo przesłanie spóźnionego pisma zobowiąże kontrolującego do ponownego rozpatrzenia raportu.

Możliwość przywrócenia terminu na zasadach art. 58 Kodeksu postępowania administracyjnego wymaga zbadania, czy przepis ten ma zastosowanie do konkretnej czynności. Nie można automatycznie przenosić tej procedury na każdy termin zgłaszania zastrzeżeń kontrolnych. Jeżeli jednak rozważane jest przywrócenie terminu podlegającego KPA, konieczne jest uprawdopodobnienie braku winy oraz dochowanie wymogów przewidzianych w tym kodeksie.

Osobnego podejścia wymagają rozbieżności wynikające z monitorowania satelitarnego, ponieważ ich wyjaśnienie może następować także za pośrednictwem odpowiednich narzędzi elektronicznych. Zagadnienie to rozwija poradnik o dopłatach po kontroli satelitarnej.

Procedura zgłaszania zastrzeżeń do kontroli ARiMR krok po kroku

Przedstawienie uwag w uporządkowany sposób ułatwia ich weryfikację. Dobrze przygotowane pismo powinno pozwolić osobie rozpatrującej zastrzeżenia ustalić, który fragment raportu jest kwestionowany, na czym polega błąd i jakiego działania oczekuje rolnik.

Jak przygotować i złożyć pismo z zastrzeżeniami?

1. Ustal właściwą procedurę. Sprawdź podstawę prawną kontroli, program, z którego pochodzą płatności, oraz rodzaj otrzymanego dokumentu.
2. Sprawdź termin. Zachowaj kopertę, potwierdzenie odbioru albo elektroniczny dowód doręczenia raportu. Na tej podstawie ustal ostatni dzień na przekazanie uwag.
3. Oznacz sprawę. Wpisz imię i nazwisko lub nazwę podmiotu, adres, numer identyfikacyjny producenta, jeżeli dotyczy, numer sprawy, datę raportu i jego oznaczenie.
4. Przedstaw zarzuty oddzielnie. Każdy błąd opisz w osobnym punkcie, podając numer działki, kwestionowane ustalenie i własne stanowisko.
5. Uzasadnij stanowisko. Wyjaśnij, jakie fakty zostały pominięte lub nieprawidłowo ocenione. Odwołaj się do odpowiednich załączników.
6. Sformułuj żądanie. Możesz domagać się weryfikacji wskazanych ustaleń, uwzględnienia pominiętych dowodów, uzupełnienia raportu albo dokonania dodatkowych czynności sprawdzających, jeśli są uzasadnione.
7. Złóż pismo we właściwym miejscu. Zachowaj potwierdzenie złożenia lub nadania i kopię całego pisma wraz z załącznikami.

W sprawach objętych art. 104 ust. 3 ustawy o Planie Strategicznym WPR ustawowym adresatem zastrzeżeń jest podmiot kontrolujący. ARiMR w ogólnych wyjaśnieniach dotyczących kontroli wskazuje również drogę kierowania uwag do dyrektora oddziału regionalnego za pośrednictwem właściwego biura powiatowego.

Przy kontroli wykonywanej przez zewnętrznego wykonawcę lub inny uprawniony organ należy zweryfikować, komu zgodnie z właściwymi przepisami i dokumentacją trzeba doręczyć zastrzeżenia. Nie można zakładać, że każde pismo kieruje się wyłącznie do kierownika biura powiatowego.

Pismo można przekazać w sposób dopuszczony w danej procedurze, zapewniający możliwość wykazania skutecznego wniesienia. W przypadku formy elektronicznej należy korzystać z właściwego kanału urzędowego i spełnić obowiązujące wymogi podpisu lub uwierzytelnienia. Zwykła wiadomość e-mail nie zawsze spełni wymagania proceduralne.

Przykładowa konstrukcja zarzutu dotyczącego pomiaru:

Taki opis wskazuje konkretny przedmiot sporu. Nie przesądza jednak, że powierzchnia deklarowana przez rolnika zostanie automatycznie zaakceptowana. Dla rozstrzygnięcia znaczenie mają zastosowane przepisy, rzeczywisty sposób użytkowania działki i wiarygodność przedstawionych dowodów.

Co zrobić, gdy zastrzeżenia nie zostaną uwzględnione?

W procedurze z art. 104 ustawy o Planie Strategicznym WPR nieuwzględnienie zastrzeżeń przez kontrolującego skutkuje przekazaniem ich wraz ze stanowiskiem kontrolującego i raportem podmiotowi kontrolującemu.

Nie jest to równoznaczne z wydaniem decyzji administracyjnej o odmowie przyznania płatności. Raport stanowi element materiału wykorzystywanego do dalszej oceny sprawy.

Jeżeli rozbieżności nie zostały usunięte, rolnik powinien zadbać o to, aby jego argumenty i dowody znalazły się w dokumentacji postępowania dotyczącego płatności. Art. 66 ustawy o Planie Strategicznym WPR przewiduje obowiązek wyczerpującego rozpatrzenia materiału dowodowego oraz szczególne zasady udziału strony i wykazywania okoliczności istotnych dla uzyskania pomocy.

Gdy zostanie wydana decyzja określająca zmniejszenie płatności, odmowę pomocy lub inne niekorzystne rozstrzygnięcie, można rozważyć jej zaskarżenie zgodnie z pouczeniem i właściwymi przepisami.

Co do zasady, przy decyzjach administracyjnych, od których przysługuje odwołanie, art. 129 Kodeksu postępowania administracyjnego przewiduje 14 dni na wniesienie odwołania od doręczenia decyzji. Odwołanie wnosi się do właściwego organu odwoławczego za pośrednictwem organu, który wydał decyzję. Należy jednak sprawdzić przepisy szczególne dotyczące danego rodzaju pomocy.

W przypadku określonych decyzji w sprawie płatności, które uwzględniają w całości żądanie strony i nie przewidują kar ani zmniejszeń, art. 67 ustawy o Planie Strategicznym WPR ustanawia szczególne zasady doręczenia decyzji oraz liczenia terminu na odwołanie. Nie należy więc automatycznie oczekiwać pisemnej decyzji w każdej sprawie zakończonej wypłatą.

Jeżeli organ nie rozstrzyga sprawy w wymaganym terminie, trzeba ustalić, czy występuje bezczynność w postępowaniu administracyjnym oraz czy właściwe są środki przewidziane w KPA, w szczególności ponaglenie. Samo oczekiwanie na odpowiedź na zastrzeżenia do raportu nie zawsze oznacza bezczynność, od której przysługuje odrębny środek zaskarżenia.

Przykłady praktyczne i checklista przed zakończeniem sprawy

Dwa kontrastowe stany faktyczne

Różnica między sytuacjami polega przede wszystkim na możliwości weryfikacji przedstawionych twierdzeń. Zastrzeżenia nie muszą zawierać rozbudowanej argumentacji prawnej, ale powinny jasno identyfikować zarzut i wskazywać, dlaczego ustalenie raportu wymaga korekty.

Dokumenty i decyzje do sprawdzenia przed zakończeniem sprawy

Częste pytania dotyczące zastrzeżeń do kontroli ARiMR

Czy mogę zgłosić zastrzeżenia, jeżeli nie było mnie podczas kontroli?

Tak, sama nieobecność podczas kontroli nie wyklucza możliwości zgłoszenia zastrzeżeń do później doręczonego raportu. W procedurze z art. 104 ustawy o Planie Strategicznym WPR istotne jest doręczenie raportu i dochowanie właściwego terminu. Przygotowując uwagi, warto wystąpić o dostęp do materiałów dokumentujących czynności wykonane podczas nieobecności rolnika.

Czy mogę przedstawić własny pomiar działki?

Tak. Prywatny pomiar, szkic geodezyjny lub dokumentacja sporządzona przez uprawnioną osobę mogą stanowić materiał pomocniczy. Nie oznacza to jednak, że ARiMR musi bez dodatkowej weryfikacji przyjąć wskazaną powierzchnię jako kwalifikującą się do dopłat. Znaczenie mają metoda pomiaru, jego dokładność i przepisy określające kwalifikowalność gruntu.

Czy zdjęcia wykonane telefonem mogą być dowodem?

Tak, jeżeli mają znaczenie dla ustalenia okoliczności sprawy. Przydatne są oryginalne pliki zawierające informacje o dacie i lokalizacji. Szczególne znaczenie mogą mieć zdjęcia wykonane za pomocą aplikacji udostępnianej przez ARiMR, ponieważ art. 66 ust. 3 ustawy o Planie Strategicznym WPR określa ich szczególny charakter dowodowy. Ocena innych fotografii zależy od ich wiarygodności i związku z przedmiotem kontroli.

Czy złożenie zastrzeżeń gwarantuje ponowną kontrolę w gospodarstwie?

Nie. Wniesienie uwag uruchamia właściwy sposób ich rozpatrzenia, ale nie oznacza automatycznego obowiązku ponownego pomiaru każdej działki lub ponownej wizyty kontrolera. Konieczność dodatkowych czynności zależy od rodzaju zakwestionowanych ustaleń i możliwości wyjaśnienia rozbieżności na podstawie dostępnej dokumentacji.

Czy po odrzuceniu zastrzeżeń można przedstawić nowe dowody?

Możliwość przedstawienia dodatkowych materiałów zależy od etapu i rodzaju postępowania. W sprawach o przyznanie pomocy objętych Planem Strategicznym WPR należy uwzględnić art. 66 ustawy oraz właściwe przepisy proceduralne. Jeżeli została już wydana decyzja, nowe dowody można rozważyć w ramach dostępnych środków zaskarżenia. Istotne jest, aby nie utracić terminu na odwołanie podczas oczekiwania na dodatkowe dokumenty.

Odpowiednio przygotowane zastrzeżenia pozwalają rolnikowi wskazać błędy raportu jeszcze przed wykorzystaniem ustaleń kontroli do rozstrzygnięcia sprawy. Największe znaczenie ma jednak nie samo zgłoszenie sprzeciwu, lecz wykazanie konkretnej rozbieżności przy pomocy wiarygodnych i właściwie opisanych dowodów.

Źródła

• Ustawa z dnia 8 lutego 2023 r. o Planie Strategicznym dla Wspólnej Polityki Rolnej na lata 2023–2027, w szczególności art. 66, art. 67 oraz art. 103–105, tekst jednolity Dz.U. z 2024 r. poz. 1741, z późniejszymi zmianami, w tym Dz.U. z 2026 r. poz. 305. Tekst ustawy w ELI.
• Ustawa z dnia 14 czerwca 1960 r. – Kodeks postępowania administracyjnego, w szczególności art. 57–59, art. 73 oraz art. 127–129, tekst jednolity Dz.U. z 2025 r. poz. 1691. Tekst KPA w ELI.
• Agencja Restrukturyzacji i Modernizacji Rolnictwa, Prawa i obowiązki Rolników w procesie kontroli na miejscu – informacje o raportach, dostępie do załączników, terminach i zgłaszaniu zastrzeżeń. Informacje ARiMR.
• Agencja Restrukturyzacji i Modernizacji Rolnictwa, Kontrole na miejscu przedsięwzięć wspieranych w ramach działań inwestycyjnych – zasady odnoszące się do kontroli i zastrzeżeń w określonych działaniach inwestycyjnych. Informacje o kontrolach inwestycyjnych.
• Agencja Restrukturyzacji i Modernizacji Rolnictwa, Kontrole na miejscu w siedzibach stad – informacje o odrębnych podstawach prawnych i terminach zgłaszania zastrzeżeń. Informacje o kontrolach stad.