Bezczynność ARiMR – ponaglenie i skarga do WSA krok po kroku

Brak decyzji ARiMR nie zawsze oznacza naruszenie prawa. W sprawach o płatności, pomoc inwestycyjną, premie lub inne wsparcie mogą obowiązywać przepisy szczególne, a do biegu terminu nie wlicza się między innymi okresu zawieszenia postępowania oraz opóźnień spowodowanych przez stronę albo przyczynami niezależnymi od organu. Dlatego pierwszym krokiem jest odtworzenie przebiegu sprawy na podstawie dokumentów, a nie wyłącznie daty złożenia wniosku.

Kiedy brak decyzji ARiMR jest bezczynnością albo przewlekłością

Zakres problemu i osoby, których dotyczy

Zgodnie z art. 35 Kodeksu postępowania administracyjnego organ powinien załatwiać sprawy bez zbędnej zwłoki. Sprawa wymagająca postępowania wyjaśniającego powinna co do zasady zostać załatwiona w ciągu miesiąca, sprawa szczególnie skomplikowana w ciągu dwóch miesięcy, a postępowanie odwoławcze w ciągu miesiąca od otrzymania odwołania. Przepisy dotyczące konkretnego rodzaju pomocy mogą jednak przewidywać inny termin i wtedy to termin szczególny ma pierwszeństwo.

Bezczynność zachodzi, gdy organ nie załatwił sprawy w terminie wynikającym z art. 35 KPA, przepisu szczególnego albo nowego terminu wskazanego przez organ na podstawie art. 36 KPA. Przewlekłość oznacza natomiast prowadzenie postępowania dłużej, niż jest to potrzebne do rozstrzygnięcia sprawy. Może polegać na długich przerwach między czynnościami, wielokrotnym żądaniu tych samych dokumentów, odkładaniu analizy już zgromadzonych dowodów albo wykonywaniu czynności, które nie przybliżają sprawy do decyzji.

Środki te przysługują stronie postępowania, a więc najczęściej wnioskodawcy, beneficjentowi, adresatowi planowanej decyzji albo osobie, która skutecznie weszła do sprawy jako następca prawny. Samo zainteresowanie wynikiem sprawy nie wystarcza. Trzeba wykazać, że pismo dotyczy postępowania, w którym składający ma status strony.

Nie należy mylić bezczynności z oczekiwaniem na zwykłą korespondencję informacyjną. Jeżeli ARiMR wezwała do przedstawienia stanowiska lub dokumentów, odrębnie trzeba ocenić treść wezwania i termin odpowiedzi. W tym zakresie pomocny jest poradnik dotyczący wezwania ARiMR do wyjaśnień. W niniejszym artykule koncentrujemy się na sytuacji, w której organ ma wydać decyzję, postanowienie albo dokonać innej wymaganej prawem czynności, lecz tego nie robi.

Fakty, które trzeba ustalić przed działaniem

Przed napisaniem ponaglenia warto przygotować chronologię sprawy. Powinna ona odpowiadać co najmniej na następujące pytania:

• kiedy i w jaki sposób złożono wniosek, odwołanie lub inne pismo wszczynające etap postępowania;
• który organ prowadzi sprawę: kierownik biura powiatowego, dyrektor oddziału regionalnego czy Prezes ARiMR;
• jaki przepis określa termin załatwienia tego rodzaju sprawy i czy jest to termin ogólny, czy szczególny;
• czy ARiMR wysłała zawiadomienie o niezałatwieniu sprawy w terminie, podała przyczynę zwłoki, nowy termin oraz pouczenie o ponagleniu;
• czy postępowanie było zawieszone, prowadzono kontrolę na miejscu, oczekiwano na stanowisko innego organu albo uzupełnienie braków przez rolnika;
• czy wszystkie wezwania doręczono prawidłowo i czy odpowiedzi zostały wysłane w terminie;
• jaka była ostatnia realna czynność organu i ile czasu upłynęło od tej czynności.

Samo zawiadomienie o przedłużeniu terminu nie daje organowi nieograniczonego czasu. Powinno wskazywać rzeczywistą przyczynę zwłoki i konkretny nowy termin. Seria lakonicznych zawiadomień, bez widocznego postępu w aktach, może przemawiać za przewlekłością. Z drugiej strony opóźnienie wywołane nieprzekazaniem wymaganych dokumentów przez stronę może zostać wyłączone z obliczania terminu.

Ponaglenie, skarga do WSA i żądania rolnika

Podstawa prawna i warunki zastosowania

Ponaglenie opiera się przede wszystkim na art. 37 KPA. Powinno zawierać uzasadnienie, czyli opis dat, upływu właściwego terminu oraz okoliczności świadczących o bezczynności albo przewlekłości. Nie wystarczy jedno zdanie, że sprawa trwa zbyt długo. Najlepiej wskazać numer sprawy, rodzaj wniosku, datę wszczęcia postępowania, daty wezwań i odpowiedzi, ostatnią czynność organu oraz żądanie stwierdzenia bezczynności lub przewlekłości.

Ponaglenie wnosi się do organu wyższego stopnia za pośrednictwem organu prowadzącego sprawę. Jeżeli decyzję w pierwszej instancji ma wydać kierownik biura powiatowego ARiMR, organem wyższego stopnia jest co do zasady dyrektor właściwego oddziału regionalnego. Jeżeli sprawę prowadzi dyrektor oddziału regionalnego, organem wyższego stopnia jest Prezes ARiMR. Gdy w danym postępowaniu nie ma organu wyższego stopnia, ponaglenie składa się do organu prowadzącego sprawę. Właściwość należy sprawdzić w przepisach regulujących konkretny program oraz w dotychczasowej korespondencji.

Organ prowadzący powinien przekazać ponaglenie organowi wyższego stopnia bez zbędnej zwłoki, nie później niż w ciągu siedmiu dni. Organ rozpatrujący ponaglenie ma również siedem dni od jego otrzymania. W postanowieniu powinien ocenić, czy doszło do bezczynności lub przewlekłości i czy naruszenie było rażące, a w razie potrzeby wyznaczyć termin załatwienia sprawy.

Jeżeli ponaglenie nie przynosi efektu, możliwa jest skarga do WSA na podstawie przepisów Prawa o postępowaniu przed sądami administracyjnymi. Warunkiem jest wcześniejsze wniesienie ponaglenia. Ustawa pozwala wnieść skargę na bezczynność lub przewlekłość w każdym czasie po wniesieniu ponaglenia, co oznacza, że nie trzeba czekać na postanowienie organu wyższego stopnia. W praktyce do skargi warto dołączyć dowód złożenia ponaglenia.

Skarga do WSA nie służy do wykazywania, że rolnikowi na pewno należy się dopłata lub pomoc w określonej wysokości. Jej głównym przedmiotem jest tempo i prawidłowość prowadzenia postępowania. Argumenty dotyczące samej treści przyszłej albo już wydanej decyzji przedstawia się przede wszystkim w odpowiednim środku zaskarżenia. Szerzej omawia to artykuł o argumentach i dowodach w odwołaniu.

Dokumenty, dowody i właściwy organ

Ponaglenie powinno zawierać:

• oznaczenie strony, adres do korespondencji i numer sprawy;
• oznaczenie organu prowadzącego postępowanie oraz organu wyższego stopnia;
• wskazanie, czy zarzut dotyczy bezczynności, przewlekłości czy obu naruszeń;
• chronologię czynności i wyliczenie, dlaczego właściwy termin już upłynął albo dlaczego postępowanie trwa dłużej, niż jest to potrzebne;
• żądanie stwierdzenia naruszenia, wyznaczenia terminu zakończenia sprawy i zbadania, czy naruszenie miało charakter rażący;
• podpis oraz listę załączników.

Skarga do WSA powinna spełniać wymagania pisma procesowego. Należy oznaczyć właściwy wojewódzki sąd administracyjny, stronę i organ, wskazać rodzaj pisma, przedmiot sprawy, numer PESEL osoby fizycznej, adresy, żądania, naruszenie prawa lub interesu prawnego, załączniki i podpis. Trzeba również opisać bezczynność lub przewlekłość oraz wykazać wcześniejsze wniesienie ponaglenia.

Właściwy jest zasadniczo WSA, na którego obszarze ma siedzibę organ, którego bezczynność zaskarżono. Skargę adresuje się do tego sądu, ale wysyła lub składa do organu ARiMR prowadzącego sprawę. Organ ma 30 dni na przekazanie skargi wraz z aktami i odpowiedzią do sądu; może też w tym czasie uwzględnić skargę w całości w ramach autokontroli.

W skardze można w szczególności żądać:

• stwierdzenia, że ARiMR dopuściła się bezczynności albo przewlekłego prowadzenia postępowania;
• zobowiązania organu do wydania aktu lub dokonania czynności w terminie określonym przez sąd;
• stwierdzenia, że bezczynność albo przewlekłość miała miejsce z rażącym naruszeniem prawa;
• wymierzenia organowi grzywny albo przyznania skarżącemu sumy pieniężnej, jeżeli okoliczności sprawy uzasadniają takie żądanie;
• zasądzenia zwrotu kosztów postępowania.

Sąd nie jest obowiązany uwzględnić każdego żądania dodatkowego. Grzywna i suma pieniężna mają charakter fakultatywny, a ich zastosowanie zależy od długości zwłoki, zachowania organu, skutków dla strony i całego przebiegu sprawy. Sam fakt przekroczenia terminu nie gwarantuje przyznania pieniędzy.

Dowody nadania pism, terminy i koszty postępowania

Terminy, koszty i skutki uchybienia

Najważniejsze terminy i koszty można uporządkować następująco:

Do terminów administracyjnych nie wlicza się automatycznie każdego dnia od złożenia wniosku do decyzji. Trzeba uwzględnić okresy wyłączone przez art. 35 § 5 KPA, w tym zawieszenie postępowania, mediację, ustawowe terminy na określone czynności, a także opóźnienia spowodowane przez stronę lub przyczyny niezależne od organu. Organ powinien jednak umieć wykazać, jakie konkretnie okresy wyłącza i dlaczego.

Najbezpieczniejsze dowody wniesienia pisma to potwierdzenie złożenia na kopii w kancelarii, potwierdzenie nadania przesyłki rejestrowanej, urzędowe poświadczenie przedłożenia z systemu elektronicznego albo dowód doręczenia na właściwy adres do e-Doręczeń. Zwykła wiadomość e-mail może nie być skutecznym wniesieniem podania lub skargi, jeżeli nie spełnia wymagań przewidzianych dla danego kanału komunikacji.

Poza wpisem 100 zł mogą powstać koszty pełnomocnika, korespondencji i uzyskania odpisów dokumentów. Strona, która nie jest w stanie ponieść kosztów bez uszczerbku dla koniecznego utrzymania siebie i rodziny, może złożyć do sądu wniosek o przyznanie prawa pomocy. Wniosek może dotyczyć zwolnienia od kosztów oraz ustanowienia profesjonalnego pełnomocnika, ale wymaga rzetelnego wykazania sytuacji majątkowej i dochodowej.

Postępowanie o bezczynność nie zastępuje postępowania w sprawie sankcji nałożonej już decyzją. Jeżeli opóźnienie łączy się z późniejszym wymierzeniem sankcji, odrębnej analizy wymagają podstawy jej zmniejszenia lub uchylenia. Więcej informacji zawiera poradnik o karach administracyjnych ARiMR.

Najczęstsze błędy oraz sposób ich naprawy

1. Złożenie skargi bez wcześniejszego ponaglenia. To najpoważniejszy błąd formalny. Przed skierowaniem sprawy do sądu należy wnieść ponaglenie i zachować dowód jego skutecznego złożenia.

2. Wysłanie ponaglenia wyłącznie do organu wyższego stopnia z pominięciem organu prowadzącego. KPA przewiduje wniesienie za pośrednictwem organu prowadzącego. W nagłówku można wskazać organ wyższego stopnia, ale pismo należy skierować drogą przewidzianą przez ustawę.

3. Brak uzasadnienia. Ponaglenie powinno zawierać konkretną chronologię i wyjaśniać, dlaczego czynności organu nie usprawiedliwiają czasu trwania sprawy. Jeżeli pismo jest jeszcze na etapie rozpoznawania, warto niezwłocznie dosłać uzupełnienie, powołując numer sprawy i datę pierwotnego ponaglenia.

4. Oparcie zarzutu wyłącznie na dacie złożenia wniosku. Należy sprawdzić terminy szczególne, zawieszenie, wezwania do uzupełnienia braków i okresy wyłączone. Pomocne jest sporządzenie tabeli: data, czynność, nadawca, termin odpowiedzi i dowód doręczenia.

5. Żądanie od WSA przyznania dopłaty w konkretnej wysokości. W sprawie bezczynności sąd przede wszystkim kontroluje brak działania lub tempo postępowania. Żądanie powinno odpowiadać art. 149 Prawa o postępowaniu przed sądami administracyjnymi, a argumenty co do należnej kwoty należy zachować także na etap odwołania od przyszłej decyzji.

6. Wniesienie skargi bezpośrednio do sądu. Skargę adresuje się do WSA, lecz wnosi za pośrednictwem organu ARiMR. Wysłanie jej bezpośrednio do sądu może wydłużyć obieg pisma i utrudnić szybkie przekazanie akt.

7. Brak podpisu, danych identyfikacyjnych, odpisów albo opłaty. Sąd może wezwać do usunięcia braków w określonym terminie. Niewykonanie wezwania może prowadzić do odrzucenia skargi. Dlatego każde wezwanie z sądu trzeba odebrać i wykonać dokładnie w terminie wskazanym w piśmie.

Procedura krok po kroku

Wniosek, zgłoszenie albo odwołanie

1. Ustal, co wszczęło postępowanie. Zbierz kopię wniosku, zgłoszenia, odwołania albo innego pisma oraz dowód wpływu do ARiMR.
2. Określ organ prowadzący. Sprawdź pieczęcie, podpisy, nagłówki korespondencji i pouczenia. Nie zakładaj automatycznie, że każdą sprawę prowadzi biuro powiatowe.
3. Znajdź właściwy termin. Najpierw sprawdź ustawę i przepisy programu, a dopiero przy braku regulacji szczególnej odwołuj się do terminów z art. 35 KPA.
4. Odtwórz przebieg sprawy. Wpisz do chronologii wszystkie wezwania, odpowiedzi, kontrole, zawiadomienia o przedłużeniu terminu i okresy zawieszenia.
5. Sprawdź własne obowiązki. Upewnij się, że braki formalne i wezwania zostały uzupełnione w terminie oraz że masz dowody doręczenia odpowiedzi.
6. Oceń naruszenie. Jeżeli termin minął bez rozstrzygnięcia, rozważ zarzut bezczynności. Jeżeli postępowanie wprawdzie trwa, ale czynności są nieefektywne lub przedzielone nieuzasadnionymi przerwami, rozważ przewlekłość.

Dalsza droga po odmowie lub bezczynności

1. Złóż ponaglenie. Oznacz organ wyższego stopnia, wnieś pismo za pośrednictwem organu prowadzącego, uzasadnij zarzut i zachowaj dowód nadania.
2. Monitoruj doręczenie. Ustal datę wpływu do ARiMR. Jest ona istotna dla oceny siedmiodniowych terminów działania organów.
3. Przygotuj skargę do WSA. Nie musisz czekać na rozpoznanie ponaglenia. Do skargi dołącz kopię ponaglenia, potwierdzenie jego wniesienia i najważniejsze dokumenty pokazujące chronologię.
4. Wnieś skargę przez właściwy organ ARiMR. W nagłówku wskaż właściwy WSA, ale przesyłkę zaadresuj do organu, którego bezczynność lub przewlekłość jest zaskarżana.
5. Uiść wpis. Zastosuj sposób wskazany przez sąd albo wykonaj wezwanie do zapłaty. W razie trudnej sytuacji majątkowej rozważ wniosek o prawo pomocy.
6. Reaguj na dalsze zdarzenia. Jeżeli ARiMR wyda decyzję po wniesieniu skargi, przekaż jej kopię sądowi i sprawdź termin odwołania. Wydanie decyzji nie zawsze usuwa potrzebę oceny wcześniejszej przewlekłości, ale zmienia zakres możliwego rozstrzygnięcia.
7. Po wyroku kontroluj wykonanie. Jeżeli sąd zobowiąże organ do działania w oznaczonym terminie, zachowaj odpis prawomocnego orzeczenia i monitoruj jego wykonanie. Dalsze niewykonanie może otworzyć drogę do kolejnych środków przewidzianych w postępowaniu sądowoadministracyjnym.

Przykłady praktyczne i checklista

Dwa kontrastowe stany faktyczne

Poniższe przykłady pokazują, dlaczego sama długość postępowania nie wystarcza do prawidłowej oceny sprawy.

Dokumenty i decyzje do sprawdzenia przed zakończeniem sprawy

FAQ

Czy telefon do ARiMR zastępuje ponaglenie?

Nie. Rozmowa telefoniczna może pomóc ustalić status sprawy, ale nie zastępuje formalnego ponaglenia z art. 37 KPA. Dla celów sądowych potrzebny jest dowód skutecznego wniesienia pisma.

Czy trzeba czekać siedem dni na rozpatrzenie ponaglenia?

Nie jest to warunek wniesienia skargi do WSA. Skargę na bezczynność lub przewlekłość można wnieść po złożeniu ponaglenia. W praktyce należy dołączyć dowód jego wniesienia.

Czy zawiadomienie o nowym terminie zawsze wyklucza bezczynność?

Nie. Organ powinien podać przyczynę zwłoki, konkretny nowy termin i pouczyć o ponagleniu. Jeżeli nowy termin także upłynął albo postępowanie nadal jest prowadzone nieefektywnie, zarzut bezczynności lub przewlekłości może być uzasadniony.

Do którego organu ARiMR kieruje się ponaglenie?

Co do zasady do organu wyższego stopnia, ale za pośrednictwem organu prowadzącego sprawę. Dla kierownika biura powiatowego organem wyższego stopnia jest zwykle dyrektor oddziału regionalnego, a dla dyrektora oddziału regionalnego – Prezes ARiMR. Zawsze trzeba sprawdzić przepisy konkretnego programu.

Czy WSA może sam przyznać dopłatę?

W sprawie bezczynności sąd przede wszystkim ocenia brak działania i może zobowiązać organ do wydania aktu lub dokonania czynności. Co do zasady nie zastępuje ARiMR w pełnym merytorycznym rozpoznaniu wniosku o pomoc.

Czy skarga na bezczynność wymaga adwokata lub radcy prawnego?

Nie. Strona może sporządzić i wnieść skargę samodzielnie. Pomoc profesjonalnego pełnomocnika może być potrzebna przy skomplikowanych terminach szczególnych, sporze o okresy wyłączone albo żądaniu stwierdzenia rażącego naruszenia prawa.

Ile kosztuje skarga na bezczynność ARiMR?

Wpis stały od skargi na bezczynność organu administracji publicznej wynosi 100 zł. Dodatkowo mogą wystąpić koszty pełnomocnika i korespondencji. Osoba spełniająca ustawowe warunki może ubiegać się o prawo pomocy.

Co zrobić, gdy ARiMR wyda decyzję po złożeniu skargi?

Należy przekazać kopię decyzji sądowi i równocześnie pilnować terminu jej zaskarżenia. Wydanie decyzji może ograniczyć potrzebę zobowiązywania organu do działania, ale sąd może nadal oceniać, czy wcześniej doszło do bezczynności lub przewlekłości, zależnie od stanu sprawy.

Podsumowanie

Gdy ARiMR nie wydaje decyzji, najpierw trzeba ustalić właściwy termin i odjąć okresy, które zgodnie z prawem nie obciążają organu. Następnie należy złożyć uzasadnione ponaglenie, zachować dowód jego wniesienia i – jeżeli opóźnienie trwa – skierować skargę do właściwego WSA za pośrednictwem organu ARiMR. Największe znaczenie mają dokumenty, poprawne oznaczenie organów, chronologia czynności oraz żądania dopasowane do postępowania o bezczynność lub przewlekłość.

Źródła

• Ustawa z dnia 14 czerwca 1960 r. – Kodeks postępowania administracyjnego, w szczególności art. 35–38.
• Ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. – Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi, w szczególności art. 3, 13, 46, 52–54, 57, 149, 219–220 i 243–246.
• Ustawa z dnia 9 maja 2008 r. o Agencji Restrukturyzacji i Modernizacji Rolnictwa, w szczególności art. 10.
• Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 16 grudnia 2003 r. w sprawie wysokości oraz szczegółowych zasad pobierania wpisu w postępowaniu przed sądami administracyjnymi, § 2 ust. 1 pkt 6.

Nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania? Opisz nam swoją sprawę wypełniając formularz poniżej  ▼▼▼ Zadanie pytania do niczego nie zobowiązuje.